Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") madde 10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Herand Academy tarafından hazırlanmıştır. Web sitemizi kullanan, formlarımızı dolduran, bize WhatsApp, telefon veya e-posta ile ulaşan ya da danışmanlık hizmeti alan öğrencilerin ve velilerinin kişisel verilerinin nasıl işlendiğini açıklar.
1. Veri sorumlusu
Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki kişi tarafından işlenir:
2. Hangi kişisel verilerinizi işliyoruz?
| Veri kategorisi | Örnekler | Ne zaman |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad; danışmanlık sürecinde doğum tarihi, T.C. kimlik veya pasaport bilgileri | Form, görüşme, sözleşme |
| İletişim | Telefon numarası, e-posta adresi, WhatsApp yazışmaları | Form, WhatsApp, telefon, e-posta |
| Eğitim | Okul, sınıf, not ortalaması, sınav puanları (ör. IMAT, CEnT-S, SAT, IELTS), ilgilendiğiniz ülke, şehir, üniversite ve bölüm | Form soruları, ön görüşme |
| Başvuru belgeleri | Diploma, transkript, dil belgesi, niyet mektubu, referans mektubu, öz geçmiş | Danışmanlık hizmeti alındığında |
| Finansal | Burs ve harç hesabı için aile gelir ve varlık belgeleri (ör. ISEE parificato için), ödeme ve fatura bilgileri | Danışmanlık hizmeti alındığında |
| Müşteri işlem | Talep ve görüşme notları, randevu kayıtları, başvuru durumu | Tüm süreç |
| Pazarlama | Reklam kaynağı bilgisi (UTM parametreleri, gclid / fbclid gibi tıklama kimlikleri), çerez kimlikleri, ticari ileti onayı | Siteye reklamdan geldiğinizde, çerez tercihinize göre |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, site kullanım kayıtları | Siteyi ziyaret ettiğinizde |
Özel nitelikli kişisel veriler: Vize ve kayıt için bir kurum sağlık raporu veya benzeri bir belge istediğinde, bu veriyi yalnızca Kanun'un 6. maddesindeki şartlarla ve gerektiğinde açık rızanızla işleriz. Formlarımızda özel nitelikli veri istemeyiz; lütfen form alanlarına bu tür bilgi yazmayın.
18 yaşından küçükler: Öğrenci 18 yaşından küçükse, danışmanlık sözleşmesi veli veya vasi ile yapılır ve açık rıza gereken işlemlerde veli veya vasinin onayı alınır.
3. Kişisel verilerinizi hangi amaçlarla işliyoruz?
4. Hukuki sebepler
Kişisel verilerinizi Kanun'un 5. maddesindeki şu hukuki sebeplere dayanarak işleriz:
| Hukuki sebep | Hangi işlemler için |
|---|---|
| Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c) | Talebinize dönüş, ön görüşme, danışmanlık hizmetinin yürütülmesi |
| Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-ç) | Fatura, muhasebe, resmî kurumların talepleri |
| Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e) | Uyuşmazlık hâlinde kayıtların saklanması |
| Meşru menfaat (md. 5/2-f) | Site güvenliği, hizmet kalitesinin iyileştirilmesi, zorunlu çerezler |
| Açık rıza (md. 5/1) | Analitik ve pazarlama çerezleri, ticari elektronik ileti, gerektiğinde özel nitelikli veriler |
Açık rızaya dayanan işlemler isteğe bağlıdır. Rıza vermemeniz, talebinize dönüş yapmamızı veya danışmanlık hizmeti almanızı engellemez.
5. Kişisel verilerinizi nasıl topluyoruz?
Kişisel verilerinizi; web sitemizdeki formlar, WhatsApp, telefon, e-posta, sosyal medya mesajları, ofis görüşmeleri ve çevrim içi görüşmeler aracılığıyla sizden; siteyi ziyaret ettiğinizde ise çerezler ve benzeri teknolojilerle kısmen otomatik yollarla topluyoruz. Çerezler hakkında ayrıntı için Çerez Politikası sayfasına bakabilirsiniz.
6. Kişisel verilerinizi kimlere aktarıyoruz?
Yurt içinde: Muhasebe ve mali müşavirlik hizmeti aldığımız kişilere, hukuki danışmanlarımıza, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve talep hâlinde yargı mercilerine; yalnızca ilgili amaç için gerekli olduğu ölçüde.
Yurt dışında, hizmetin gereği olarak: Danışmanlık hizmeti kapsamında, başvuru yaptığınız üniversitelere, sınav kuruluşlarına (ör. CISIA), bölgesel burs kurumlarına (ör. ER.GO, DiSCo, EDISU), Universitaly platformuna ve vize süreci için ilgili konsolosluk ve aracı kurumlara. Bu aktarımlar, sizinle yaptığımız sözleşmenin ifası için zorunludur (Kanun md. 9/6-b).
Hizmet sağlayıcılarımıza (veri işleyenler): Web sitemizi, müşteri kayıt sistemimizi ve iletişim kanallarımızı çalıştırmak için aşağıdaki hizmet sağlayıcıları kullanırız. Bunların bir kısmının sunucuları yurt dışındadır:
| Hizmet sağlayıcı | Ne için | Veri konumu |
|---|---|---|
| HighLevel (LeadConnector) | Müşteri kayıt sistemi (CRM): form başvurularının ve görüşme notlarının saklanması | ABD |
| Meta Platforms (WhatsApp Business) | WhatsApp üzerinden iletişim | ABD ve diğer ülkeler |
| Google (Analytics, Ads, Tag Manager) | Çerez tercihinize bağlı olarak site trafiğinin ve reklam sonuçlarının ölçülmesi | ABD ve diğer ülkeler |
| Meta Platforms (Meta Pixel) | Pazarlama çerezlerine izin vermeniz hâlinde reklam ölçümü | ABD ve diğer ülkeler |
| Web barındırma ve içerik dağıtım hizmeti | Web sitesinin yayınlanması | Yurt dışı |
Yurt dışına süreklilik arz eden aktarımlar, Kanun'un 9. maddesinde öngörülen uygun güvencelerle (Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeler) yapılır. Uygun güvencenin sağlanamadığı ve süreklilik arz etmeyen durumlarda aktarım, Kanun'un 9. maddesinin 6. fıkrasındaki şartlarla (ör. açık rızanız veya sözleşmenin ifası) yapılır.
Kişisel verilerinizi satmayız ve kendi amaçları için kullanmaları amacıyla üçüncü kişilere vermeyiz.
7. Ne kadar süre saklıyoruz?
| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| Hizmet almadığınız taleplere ait form ve görüşme kayıtları | Son iletişimden itibaren 2 yıl |
| Danışmanlık sözleşmesi, fatura ve muhasebe kayıtları | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu) |
| Başvuru belgeleri | Hizmetin tamamlanmasından itibaren 2 yıl; yasal bir saklama yükümlülüğü varsa o süre |
| Ticari elektronik ileti onayı ve ret kayıtları | Onay geçerli olduğu sürece ve sona ermesinden itibaren 3 yıl |
| Çerez verileri | Çerez Politikası'ndaki süreler |
Süre dolduğunda kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8. Haklarınız (Kanun md. 11)
Bize başvurarak şu haklarınızı kullanabilirsiniz:
9. Bize nasıl başvurabilirsiniz?
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzu Türkçe ve yazılı olarak;
iletebilirsiniz. Başvurunuzda adınız, soyadınız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adresiniz, varsa e-posta ve telefon bilginiz ile talebinizin konusu yer almalıdır.
Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
10. Ticari elektronik ileti
Formlarımızda ayrıca işaretlemediğiniz sürece size kampanya veya tanıtım içerikli ticari elektronik ileti göndermeyiz. Onay verdiyseniz, onayınızı istediğiniz zaman ücretsiz olarak geri alabilirsiniz: iletideki ret bağlantısını kullanarak, WhatsApp'tan "RET" yazarak veya info@herandacademy.net adresine yazarak. Talebinize ilişkin bilgilendirme mesajları (ör. görüşme randevusu) bu kapsamda değildir.
11. Değişiklikler
Bu metni mevzuat veya veri işleme faaliyetlerimiz değiştiğinde güncelleyebiliriz. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır.
Yürürlük tarihi: 13 Kasım 2026 · Sürüm: 1.0
İlgili metinler: Gizlilik Politikası · Çerez Politikası